Einleitung
Personal Bookings ist der neueste Geheimtip und Produktivitäts-Hack aus Redmond. Es erleichtert die Terminplanung für viele Szenarien erheblich. Wie genau? Das erklärt dieser Artikel detailliert.
Eine Buchungsseite für alle Fälle
Stellen Sie sich vor, Sie möchten mit einem Buchungskalender arbeiten. Über diesen Buchungskalender können Sie bestimmte Termine oder Dienste (im Sinne von zu besprechenden Themen) für die internen Kollegen oder sogar jede beliebige externe Person zur Verfügung stellen. Einfache Anwendungsfälle hierfür können beispielsweise sein:
- als Teamleiter ein 30-minütiges 1:1 für die Mitarbeiter anbieten
- den Kollegen ein 60-minütiges Austauschgespräch anbieten
- ein Onlinetermin, um potentielle Neukunden kennenzulernen
- und viele mehr…
Sie sehen, es gibt viele Fälle, bei denen ein Buchungssystem einen echten Mehrwert bieten kann, auch die Branchen, die dies nutzen können sind quasi nicht limitiert:
- IT-Dienstleister, die zeitlich limitierte Gespräche (Kennenlernen, Dienstleistung, …) anbieten möchten, zum Beispiel Kontakt | Black Magic Cloud oder IT-Consulting Kontaktaufnahme | Black Magic Cloud. Diese beiden Seiten sind Beispiele, bei denen wir eine Buchungsseite für Kunden und Neukunden zur Verfügung stellen.
- Ein Frisörsalon, bei dem sich die Kunden zu ihrem Wunschhaarschnitt bei einem dedizierten Frisör oder einer Frisörin zu einer bestimmten Zeit einen Termin selbständig buchen können.
- Eine Arztpraxis, die ihren Patienten eine Terminbuchung als Self-Service bereitstellen möchte.
- Ein Einzelhändler, der aufgrund von pandemiebedingten Einschränkungen des Publikumsverkehrs nur eine bestimmte Anzahl Kunden gleichzeitig in sein Geschäft einlassen darf und eine lückenlose Nachverfolgung der Buchungen benötigt.
- Eine interne IT- oder Helpdesk Abteilung, die den Mitarbeitern die Möglichkeiten der exklusiven 1:1 Betreuung anbieten möchte.
- Ein Betriebsrat oder Personalrat, der seinen Mitarbeitern die Möglichkeit der unbürokratischen privaten Sprechstunde einräumen möchte.
- Ein firmeninterner Wellness-Service, der den Mitarbeitern als Bonus zur Verfügung gestellt wird.
Diese Liste könnte man quasi endlos fortführen.
Die Möglichkeiten mit Microsoft Bookings
Für alle diese (und weitere) Anwendungsfälle bietet Microsoft bereits eine tolle Lösung an: Microsoft Bookings. Mit diesem Werkzeug kann man mit sehr wenig Aufwand zentrale Buchungskalender bereitstellen – sowohl intern als auch über das Internet – und so sehr viele unnötige Termindiskussionen vereinfachen oder gar überflüssig machen. Diese Buchungskalender bieten neben der Fülle an Konfigurationsoptionen ein sehr wichtiges Detail: Pro Dienst kann eingestellt werden, ob der Buchende sich aussuchen kann, bei welchem Mitarbeiter dieser Termin durchgeführt wird, oder nicht. Bookings arbeitet mit direkter Outlook Kalenderintegration. Termine können nur gebucht werden, wenn es auch tatsächlich freie Zeitfenster im Kalender des Agenten gibt. Doppelbuchungen und Terminüberschneidungen sind also unmöglich geworden, sofern die Outlook Kalender sauber mit den Stati „Beschäftigt“, „Frei“, „Abwesend“ gebucht sind.
Wo „personal Bookings“ die Limitierungen von Microsoft Bookings aufhebt
Da Bookings als Funktion für Arbeitsgruppen und Teams konzipiert ist, wird hier für jeden Buchungskalender eine Microsoft 365 Gruppe im Hintergrung angelegt. Dies ist technisch absolut nachvollziehbar. So wird es ermöglicht, einen Buchungskalender für eine beliebig große Gruppe an Mitarbeitern zur Verfügung stellen zu können. So praktisch und nachvollziehbar diese Implementierung ist, bringt sie einen großen Nachteil mit sich:
Das Problem mit den Buchungskalendern
Jeder Buchungskalender, der nur für 1 Person konzipiert ist, benötigt eine Microsoft 365 Gruppe mit 1 Mitglied. Möchte ein Unternehmen für jede Person persönliche Buchungskalender anbieten, wird 1 Gruppe pro Mitarbeiter erstellt. Dies macht bei 1.000 Mitarbeitern zusätzliche 1.000 Microsoft 365 Gruppen.
Hierdurch wird die Umgebung sehr schnell sehr unübersichtlich und immer umständlicher zu verwalten. Es liegt auf der Hand, dass kein Unternehmen diesen Schritt gehen möchte. So leidet die Effizienz der Mitarbeiter stark, denn unnötiges Email-Ping-Pong oder auch Chats zur Terminfindung werden zur Normalität. Je mehr Teilnehmer involviert sind, desto schwieriger und ineffizienter wird der Findungsprozess.
Auf diesem Weg geht sehr viel produktive Arbeitszeit verloren. Dieses Dilemma wird nun durch personal Bookings gelöst, denn durch dieses Produkt erhält jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, einen persönlichen Buchungskalender zu erstellen und freizugeben ohne dass eine Microsoft 365 Gruppe hierfür angelegt wird.
Personal Bookings in Aktion
Die Einrichtung ist für jeden Anwender denkbar einfach. Microsoft hat auf komplexe Konfigurationen und Assistenten verzichtet und eine sehr einfache Oberfläche gestaltet, mit der jeder Anwender ohne lange Schulung schnell klarkommt. Alles, was der Anwender wissen muss ist der Link zur (leicht zu merkenden) Konfigurationsseite: https://outlook.office.com/bookwithme. Auch aus OWA heraus kann man personal Bookings schnell erreichen:
Lediglich das Banner der Seite kann oder muss der Anwender einstellen. Auf den ersten Blick sieht man, dass es öffentliche und nicht-öffentliche Terminangebote geben kann (hierzu später mehr):
Lizensierung von personal Bookings
Personal Bookings ist in nahezu allen Lizenzen und Lizenzpaketen enthalten:
- Office 365 A3, A5
- Office 365 E1, E3, E5
- Office 365 F1, F3
- Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium
- Microsoft 365 A3, A5
- Microsoft 365 E1, E3, E5
- Microsoft 365 F1, F3
Personal Bookings basiert zwar auf den Daten im Exchange Online Kalender, Voraussetzung allerdings ist die Nutzung des Service Plans Bookings, welcher in jeder der obigen Lizenzen enthalten ist. Ist der Bookings Plan deaktiviert oder eine anderweitige (verhindernde Fehl-) Konfiguration an Exchange Online vorgenommen, so erhält der Benutzer eine Fehlermeldung:
Fehlermeldung beim Zugriff auf personal Bookings
You do not have access to personal bookings. Your IT admin has not given you permission to use anonymous sharing. Contact them for more details.
In dieser kurzen Fehlermeldung versteckt sich eine sehr wichtige Botschaft: anonymous sharing. Dies klingt nach notwendiger Exchange Online Konfiguration.
Freischaltung von personal Bookings im Tenant (Exchange Online)
Die gute Nachricht vorab: Sofern Ihr Tenant in Exchange Online bisher nicht mit sogenannten EWS Allow– oder EWS Block Listen arbeitet, können die Anwender personal Bookings ohne weitere Konfiguration nutzen. Standardmäßig ist diese Funktion also für alle Benutzer aktiviert. Administrativ lassen sich weitere Einstellungen treffen um personal Bookings nur einem bestimmten Personenkreis zur Verfügung zu stellen oder für die gesamte Organisation zu blockieren. Microsoft beschreibt das Vorgehen der Konfiguration in diesem Artikel: Bookings with me | Microsoft Docs. Dieser Artikel ist recht unübersichtlich, daher haben wir Templates erstellt, aus denen Sie sich leicht Ihren Anwendungsfall herauspicken können. Alle nachfolgend aufgeführten Scripte sind auf GitHub zum freien Download verfügbar.
Unabhängig davon, welche Konfiguration vorgenommen wird, kann es mehrere Stunden dauern, bis personal Bookings tatsächlich nutzbar wird. Die Sperrung hat in unseren Tests nur wenige Minuten gedauert, die Freischaltung bis zu 48 Stunden.
Grundlegende Konfiguration
Damit personal Bookings verwendet werden kann, muss sich der Benutzer oder der Tenant im Targeted Release befinden (dies wird sich mit GA Release ändern, zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels ist personal Bookings noch im Preview Modus). Zusätzlich muss die Kalenderfreigabe in Exchange Online aktiv sein. Dies wird viele Datenschützer auf den Plan rufen. Um es kurz zu machen, die Freigabe veröffentlicht nicht alle Kalender des Unternehmens ins Internet.
Personal Bookings für Einzelpersonen (de-)aktivieren
Angenommen personal Bookings soll nur für ausgewählte Personen zur Verfügung stehen, nicht aber für das komplette Unternehmen, so kann dies mit dem folgenden Script erreicht werden:
Personal Bookings für die gesamte Organisation (de-)aktivieren
Personal Bookings pro Person zu konfigurieren kann sehr aufwändig sein, unter anderem auch, weil diese Konfiguration essentieller Bestandteil aller Benutzerverwaltungsprozesse werden muss. Daher liegt es nahe, personal Bookings für das gesamte Unternehmen (oder im Exchange-Jargon „die gesamte Organisation“) freizuschalten oder zu blockieren:
Die Änderung der OrganizationConfig kann einige Zeit in Anspruch nehmen – 2 Stunden Wartezeit oder mehr können durchaus normal sein.
Die Erstellung eines Terminangebots durch den Benutzer
Nachdem die Konfiguration vorgenommen wurde und aktiv ist, können die Benutzer starten, personal Bookings zu verwenden. Um Terminangebote zu erstellen, genügt ein Druck auf das Plus in dem entsprechenden Kasten (öffentlich oder privat spielt erstmal keine Rolle, dies kann später weiter angepasst werden):
Alles danach ist leicht verständlich und einfach durch jeden Anwender ohne Hilfe einzurichten. Es müssen lediglich die Feinheiten des Termins eingestellt werden:
- Titel:
Betreff des Termins. - Kategorie:
mit dieser Kategorie wird dieser Termin später im eigenen Kalender angezeigt. - Beschreibung :
weitere Informationen zu diesem Termin, die der Buchende wissen muss. - Ort:
der Durchführungsort, mit der Option diesen Termin automatisch zu einem Teams Meeting zu machen. Wichtig: Die Einbindung eigener Konferenzräume aus Exchange Online ist nicht möglich (was aus Datenschutzsicht sehr gut ist), aber die Suche nach öffentlichen Orten anhand von Bing Maps ist standardmäßig integriert. - Dauer:
wieviel Zeit für den Termin geplant wird. - Sichtbarkeit:
Öffentlich (jeder – auch anonyme Benutzer) oder privat (nur Benutzer mit Direktlink) – diese kann man hier nochmal korrigieren, falls man versehentlich den falschen Termintyp ausgewählt hat. - Verfügbarkeiten:
legt fest, zu welchen Zeiten dieser Termin buchbar ist. Standardmäßig richtet sich die Verfügbarkeit nach den Einstellungen im Outlook Kalender zu den persönlichen Arbeitszeiten.
Dies sind die Basiseinstellungen. In der GUI sehr leicht und übersichtlich aufgebaut:
Bei der Erstellung eines Angebots kann der Anwender den Wunsch haben, gewisse Angebote auf bestimmte Zeiten zu begrenzen, oder an bestimmten Tagen nicht anzubieten. Hierfür können individuelle Einstellungen unterhalb des Menüs Erweiterte Optionen eingeblendet werden:
Dieses Untermenü ermöglicht weitere Einstellungen für den Termin, die äußerst wichtig sein können:
- Pufferzeit vor dem Meeting:
der Kalender wird um diese Zeit vor dem Termin geblockt, so kann man sich selbst Vorbereitungszeit schaffen. - Pufferzeit nach dem Meeting:
der Kalender wird um diese Zeit nach dem Termin geblockt, so kann man sich selbst Nachbereitungszeit schaffen. - Limitierung der Startzeit:
die Buchungsseite bietet 5-/10-/15-/20-/30-/45- oder 60-minütige Intervalle für dieses Terminangebot an. - Vorlaufzeit:
dies ist nicht der Puffer, sondern hier wird eingestellt mit wieviel Zeit im Vorlauf der Termin angefragt werden kann. So kann vermieden werden, dass ein Termin zu kurzfristig gebucht wird. Eine Vorlaufzeit von mehreren Stunden oder Tagen ist konfigurierbar. - Maximale Vorlaufzeit:
Um zu verhindern, dass ein Termin beispielsweise 5 Jahre im Voraus gebucht wird, lässt sich eine Maximalzeit einstellen. Im Standard beträgt diese 90 Tage. Dieser Wert ist auch das zuläsige Maximum.
Um den Terminen einen angenehmeren optischen Touch zu verleihen, besteht die Möglichkeit, ein Icon zu konfigurieren:
Besonderheit: private Angebote
Obige Beispiele skizzieren die Erstellung eines öffentlich verfügbaren Terminangebots, d.h. jede Person, die Zugriff auf die Buchungsseite hat, kann dort Buchungen vornehmen. Personal Bookings bietet darüberhinaus die Möglichkeit, Terminangebote zu erstellen, die nur für bestimmte Personen zugänglich sind. Dies löst Microsoft, indem diese Termine nicht auf der Buchungsseite aufgeführt werden, sondern nur über einen Direktlink gebucht werden können.
Möchte also beispielsweise ein Teamlead den Mitarbeitern die Möglichkeit eines privaten / vertraulichen Gesprächs anbieten, so kann ein privater Termin genutzt werden. Die Erstellung funktioniert wie die Erstellung eines öffentlichen Termins, der einzige Unterschied auf der Konfigurationsseite ist dieser:
Die öffentliche Buchungsseite
Hat man alle Terminangebote erstellt, kann man diese auf der eigenen Buchungsseite final einsehen und eventuelle Anpassungen vornehmen:
Nun ist es Zeit, die Buchungsseite zu veröffentlichen. Diese kann über einen von Microsoft erstellten Weblink aufgerufen werden. Den individuellen Weblink findet man hier:
Hier hat man 3 Möglichkeiten:
- Link abrufen:
Den individuellen Link erhalten, um diesen in die Zwischenablage zu kopieren. So kann der Link zu den Buchungen verteilt oder auf einer internen Seite eingepflegt werden, beispielsweise eine interne SharePoint Online Seite. - Teilen via Email:
Den Link direkt per Email verschicken. - Zur Email Signatur hinzufügen:
Sofern die persönliche Signatur in OWA gespeichert ist, kann der Link hier direkt eingepflegt werden.
Email Signaturtipp
Da die Möglichkeiten der zentralen Signaturverwaltung in Exchange Online und Outlook sehr rudimentär sind, empfehlen wir den Einsatz einer professionellen Signaturlösung wie Exclaimer. Kontaktieren Sie uns für mehr Informationen und ein individuelles unverbindliches Angebot.
Wurde der Link geteilt und ein Externer möchte einen Termin buchen, öffnet er den eben generierten und verteilten Link und gelangt direkt auf die Buchungsseite. Hier kann man auswählen, ob man als Gast oder mit einem AAD Account buchen möchte (ist man im Edge Profil angemeldet, erscheint die Abfrage nicht und in der finalen Buchung werden die Kontaktdaten vorausgefüllt):
Was nun folgt, ist eine Übersichtsseite der zur Buchung verfügbaren Terminangebote – die privaten Termine sind nicht sichtbar:
Der Buchende kann sich den Tag und die Uhrzeit selber aussuchen (gemäß der Konfiguration des Anbietenden) und zur Bestätigung kann er weitere Informationen mitgeben. Sehr praktisch ist die Auswahl der Zeitzone, so kann sich der Buchende die verfügbaren Zeiten in seiner eigenen Zeitzone anzeigen lassen. Auf diese Weise werden Umrechnungsfehler ausgeschlossen. Die Zeitzone lässt sich über die Weltkugel über den auswählbaren Uhrzeiten anpassen. Um Spammern vorzubeugen, müssen Gäste sich über einen OTP via Email authentifizieren. Dies mindert die Chance für Bots den Kalender eines Exchange Online Benutzers zuzuspammen. Ist man via AAD Account authentifiziert, entfällt die Notwendigkeit des OTP:
Im Anschluß erhält der Buchende eine Bestätigungsemail mit Teams Einladungslink und der Möglichkeit, die Buchung im Nachgang anzupassen:
Wird der Termin später vom Buchenden abgesagt, so wird automatisch eine Terminabsage versendet.
Die Buchungsseite für private Termine
Da auf der öffentlichen Buchungsseite die privaten Termine nicht angezeigt werden, müssen diese dediziert geteilt werden. Hierzu muss der Ersteller der Termine einen persönlichen Link erstellen und diesen an den Adressaten verteilen. Sehr interessant ist hier die Option, Einmallinks zu erstellen. Dies öffnet die Nutzungsoptionen für weitere Anwendungsfälle:
Der verteilbare Link öffnet eine Buchungsseite, auf der ausschließlich dieser eine private Termin buchbar ist. Selbst die öffentlichen Termine sind hier nicht buchbar:
Der Rest funktioniert analog der Buchung eines öffentlichen Termins.
Zusammenfassung
Personal Bookings ist ein Werkzeug, welches eine Lücke im Microsoft 365 Baukasten schließt, und gleichzeitig die Administration erheblich vereinfacht, da kein enormer Overhead in Form von M365 Gruppen benötigt wird.
Personal Bookings macht mit seinem Erscheinen nicht nur das zur Verfügung stellen von Terminen / Diensten und das Buchen einfacher, sondern eliminiert die Notwendigkeit von Drittherstellerprodukten wie Calendly und Pipedrive. So kann das Unternehmen einerseits Lizenzkosten sparen, andererseits die Landschaft an eingesetzten Drittherstellern ausdünnen.
Sie benötigen Unterstützung bei der Planung, der Implementierung und dem Rollout von Bookings, Personal Bookings oder einem anderen Baustein aus Microsoft 365?
